Purchasing (mua sắm) là một nghề với độ “hot” tăng dần trong thời điểm hiện tại. Công nghệ thông tin đã có những bước phát triển mạnh mẽ khiến cho khoảng cách của người làm nhiệm vụ mua sắm và các nhà cung cấp (NCC) rút ngắn hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, trong bối cảnh “trăm người bán, vạn người mua” thì làm sao để:

– Lựa chọn được NCC uy tín, chất lượng, đặt quyền lợi khách hàng lên trên để hợp tác lâu dài?

– Hạn chế đến mức thấp nhất rủi ro gặp phải NCC kém làm ảnh hưởng đến sản phẩm và uy tín của cả công ty?

– 2 yếu tố “Giá rẻ” và “chất lượng” có thể song hành cùng nhau?

Dưới đây, ECO sẽ đưa ra cho bạn các tiêu chí hết sức cụ thể để căn cứ vào đó, các bạn làm Purchasing có thể dễ dàng đưa ra quyết định NCC chất lượng nhất cho công ty của mình. Có 3 căn cứ chính sau:

1. Số lượng khách hàng mà nhà cung cấp đang phục vụ

 

NCC bạn đang quan tâm có bao nhiêu khách hàng? Số lượng khách hàng sẽ tỷ lệ thuận với việc có nhiều người tin tưởng vào uy tín và chất lượng của NCC. Một tập khách hàng lớn và gia tăng đều đặn chứng tỏ NCC đó đã tích lũy rất kinh nghiệm xử lý các đơn hàng với quy chuẩn da đạng khác nhau. Một điều cần quan tâm hơn nữa chính là lượng khách hàng thân thiết, đối tác chiến lược của NCC đó – thể hiện độ hiệu quả của chính sách chăm sóc khách hàng mà họ đang áp dụng.

2. Các đơn hàng mà NCC đã thực hiện

 

 

 

Đây cũng là một căn cứ khá quan trọng để xác định năng lực cung ứng của NCC. Cụ thể hãy xem các sản phẩm tiêu biểu mà NCC đó đã thực hiện:

– Đó có phải các đơn hàng lớn?

– Điều kiện đặt ra cho đơn hàng có khắt khe không? (Ví dụ: các quy chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm, thân thiện môi trường, sản phẩm cho trẻ em, người già, phụ nữ mang thai…)

– Sản phẩm có đạt tiêu chuẩn chất lượng, đáp ứng được các điều kiện đó không?

– Phản hồi của các khách hàng cũ như thế nào?

3. Cách thức làm việc của NCC

 

 

Cách thức làm việc chính là yếu tố quan trọng nhất để xác định chất lượng của một NCC.

– Họ có sản phẩm mẫu thực tế không hay chỉ là hình ảnh cóp nhặt từ các đơn vị khác? Kho mẫu của NCC có đa dạng không? Và có được xem mẫu tận mắt để đánh giá chất lượng sản phẩm không?

– Địa chỉ văn phòng, địa chỉ giao hàng có rõ ràng? Bạn nên lựa chọn NCC có địa chỉ rõ ràng, để có thể xem và đánh giá mẫu sản phẩm trực tiếp cũng như quy mô và sự chuyên nghiệp của họ. Hàng hóa thu mua về phải được lưu trữ ở nơi dễ tiếp cận nhất để thuận tiện cho công tác giao nhận, vận chuyển sau này.

– Chất lượng sản phẩm phải đúng như thống nhất cam kết ban đầu. Hãy so sánh kĩ càng và cẩn thận sản phẩm mẫu và sản phẩm thực tế sản xuất. Nếu có sự khác biệt hoàn toàn hoặc tỷ lệ sản phẩm lỗi, sai sót vượt quá mức cho phép thì việc lựa chọn một NCC thay thế là điều không hề phải bàn cãi.

– Các dịch vụ hỗ trợ đi kèm như tư vấn, thiết kế, giao hàng có chu đáo, tận tình và chuyên nghiệp không?

– Dự trù và xử lý tốt các phát sinh – yếu tố này thể hiện bề dày kinh nghiệm đã tích lũy và sự linh hoạt của NCC. Một đơn hàng không phải lúc nào cũng diễn ra đúng kế hoạch như các bên kỳ vọng, thực tế có rất nhiều các vấn đề khiến cho quá trình thực hiện hợp đồng gặp khó khăn trong một hoặc một vài khâu nào đó. Một NCC tốt sẽ có thể dự trù trước được các phát sinh để tư vấn cho bạn, và xử lý tốt các phát sinh đó trên tinh thần đặt quyền lợi của người mua lên hàng đầu!

– Giá tốt – giá tốt ở đây không hẳn là giá rẻ nhất trên thị trường, “giá nào cũng bán”, mà là giá tốt nhất cho chất lượng sản phẩm bạn quan tâm. Nếu như bạn chỉ quan tâm rằng giá có rẻ nhất hay không, thì rất dễ gặp phải rủi ro hàng kém chất lượng. Nên nhớ rằng chất lượng sản phẩm mới là điều kiện tiên quyết để làm nên uy tín thương hiệu của một NCC.